为进一步落实《中国科学院机关会议管理条例》，切实加强我局会议管理工作，提高工作效率，避免办会过程当中百密一疏，出现问题，特制定办会流程。本流程仅供参考，根据会议规模，繁简自定。

　　一、会前准备报批备案

　　起草内签，报局领导批复，填报会议登记表（参见附件一），由综合处备案。

　　文件材料包括：

1. 内签文件；
2. 人员名单；
3. 会议通知（模版参见附件二）：会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、注意事项；
4. 会议议程（模版参见附件三）；
5. 会议文件：集中精兵强将参与起草重要文件，文件质量高低，决定会议质量高低（各种附件）；
6. 邀请函。

　　二、会务准备

　　联络会议：确认接待规格，联系会议地点，安排人，车、设置会场、布置好会场坐区，组织好人员报到，做好与会人员返程的服务事宜。

　　会场布置：投影，计算机，激光笔、桌签，座次安排，横幅，鲜花、音响设备、纸笔、签到簿。

　　主持人材料准备：来宾名单，讲稿（讲话内容），参考资料（相关文件，领导指示等）。

　　会议材料准备：印刷会议票证、印制会议指南（会议日程、参加人员及联系方式、相关材料）、准备会议用品。

　　服务保障：茶歇（饮料、水果、点心、水牌），引导牌，摄影安排，赠送材料和礼品。

　　生活准备：伙食保障、住宿保障、车辆保障、医疗保障等，重要会议可能有文化娱乐活动、安全警卫工作。

　　其他：搞好财务结算；会议材料合订存留；会务用品的归还和整理。（由专人负责，保密要求等）

　　三、会议准备

　　组织好人员签到：签到簿，评审费等，交通住宿报销。

　　做好会议记录。

　　安排好分组讨论。

　　专家意见（草稿准备、签字）。

　　结果统计。

　　组织好现场参观。

　　会议纪要（模版参见附件四）。

　　回收好会议材料。

　　四、会后工作

　　会议情况上报。

　　会议资料存档。

　　会议宣传稿报送。

　　抓好会议精神的落实催办。

　　其他：专家签到簿，财务支出报销留底。